Autorización y política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

NOVAE IA SOLUTIONS S.A.S., identificado con NIT 901.924.765-1, con domicilio en Cl 12 B No. 8 A 03 Of 602, Bogotá D.C., correo de contacto soporte@vigia-judicial.com y correo de habeas data novaeia.habeasdata@gmail.com.

2. Datos tratados

Nombre, correo electrónico, celular verificado, radicados y nombres de caso que ingresas, datos públicos de tus procesos devueltos por la Rama Judicial (despacho, nombres de las partes, actuaciones), estado de pagos informado por MercadoPago (no almacenamos datos de tarjetas) y datos del consentimiento (fecha, IP y versión). No tratamos datos sensibles de forma intencional.

3. Finalidades

• Prestar el Servicio: revisar tus procesos y enviarte el resumen diario por correo.
• Crear, autenticar y proteger tu cuenta; verificar tu correo y tu celular por SMS.
• Gestionar cobros, suscripciones, créditos y soporte.
• Enviar comunicaciones operativas del Servicio.
• Prevenir fraude y pruebas gratuitas repetidas mediante huellas no reversibles (hash).
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4. Verificación por SMS

Al registrarte nos das tu celular para enviarte un código de verificación. Lo usamos para confirmar que eres una persona real y limitar abusos; no lo usamos para mercadeo.

5. Encargados, transmisión y transferencia

Para prestar el Servicio compartimos datos estrictamente necesarios con los siguientes terceros, algunos ubicados fuera de Colombia:

• Railway Corp. (Estados Unidos): infraestructura donde se ejecuta el Servicio y se almacena su base de datos.
• MercadoPago: procesamiento de pagos. No recibimos ni guardamos datos de tarjetas.
• Proveedor de correo electrónico: envío de resúmenes, verificaciones y avisos.
• Proveedor de SMS: envío del código de verificación del celular.

Estas operaciones son transmisiones de datos a encargados que tratan la información por nuestra cuenta, según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad equivalentes, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar este documento reconoces y aceptas que el Servicio implica estas transmisiones, incluidas las internacionales.

Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas almacenadas de forma no reversible, acceso a los datos restringido al personal que lo necesita para operar el Servicio, y huellas no reversibles (hash) para correo y celular en los controles contra abuso. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo gestionaremos y reportaremos conforme a la normativa aplicable.

6. Datos de los clientes del abogado

Los radicados y la información de procesos que ingresas pueden referirse a terceros (tus clientes y las contrapartes). Tú, como abogado o usuario, eres responsable de contar con la autorización o la base legal para tratar esa información y para usar el Servicio con ella. Vigía solo la trata para ofrecerte el monitoreo, siguiendo tus instrucciones.

7. Conservación

• Cuenta pausada: conservamos tus procesos hasta 6 meses y te avisamos 30 días antes del borrado. La cuenta no se borra mientras conserves saldo de créditos de consultas.
• Vencido el plazo y sin saldo de créditos, se borran procesos, actuaciones y datos de cuenta.
• Los registros financieros se conservan por el tiempo que exige la ley contable.
• Las huellas no reversibles de correo y celular se conservan para prevenir pruebas gratuitas repetidas.

8. Tus derechos como titular

Tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales.
• Actualizarlos y rectificarlos si son inexactos o están incompletos.
• Suprimirlos cuando no sean necesarios o los hayas autorizado indebidamente, salvo deber legal de conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada.
• Solicitar prueba de la autorización y ser informado del uso dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a novaeia.habeasdata@gmail.com desde el correo registrado, indicando qué derecho quieres ejercer. Responderemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, según la ley.

10. Naturaleza del Servicio

Vigía Judicial es una herramienta informativa de monitoreo. No reemplaza la consulta directa a la Rama Judicial ni constituye asesoría legal.

11. Autorización

Al crear tu cuenta y marcar la casilla de aceptación, autorizas de manera previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos conforme a este documento. La versión aceptada queda registrada con la fecha de tu registro.